Job Description

Office Administrator Apprentice

(Level 2 Business Administration Apprenticeship)

Responsible to:

Office Manager.

Working with:

Office Manager, Office Manager Assistant, Director, Deputy Director, Senior Advocates, Duty Advocate, and/or any other member of CADMHAS team as and when required.

Location:

Office based - 94 Bowen Court, St Asaph Business Park.

Aims of the post:

To support the Office Manager and Office Manager Assistant in ensuring the smooth running of administration aspects of CADMHAS.

Remuneration:

The starting salary for the post is 23,492 increasing to 24,492 on completion of the Level 2 Diploma in Business Administration. Salaries are paid monthly.

CADMHAS will contribute the equivalent of 3% of the actual salary towards the company's pension scheme once induction period is completed.

Access to 360 Wellbeing Personal Support Programme and benefits package after 12 months employment.

Hours:

The working week is 37 hours - excluding lunch break, to be worked over 5 days.

Holiday entitlement is 37 days per annum - inclusive of Bank Holidays.

Overtime is not payable but time off in lieu may be taken at a mutually convenient time.

Contract:

Subject to a satisfactory 3 months' probation commencing from the first day of employment.

Must hold a full driving licence and have business-use insurance for any work-related travel.

Closing date: The closing date for applications is Friday 28th November 2025.

CADMHAS is dedicated to Equal Opportunities.

OFFICE ADMINISTRATOR APPRENTICE

Main duties:

_

Client Facing

_

1. To answer telephone enquiries and action appropriately.

2. To deal with incoming emails, referrals, and any other form of communication from clients and professionals.

3. Take down information as appropriate and pass on to the relevant person, as and when required.

4. Administration of Message Board, in liaison with Duty Advocacy team to ensure referrals and client messages are received and allocated to an appropriate advocate.

5. Pick up main office Voicemails and action appropriately.

6. Input referrals onto the company database.

Back Office

7. Filing information and documentation.

8. Shredding of confidential notes.

9. To assist the Office Manager and Office Manager Assistant in monitoring lone working and staff whereabouts as required, in line with CADMHAS policy.

10. To assist the Office Manager and Office Manager Assistant in keeping a record of Staff Annual Leave, TOIL, Study Days, and Sickness Absences.

11. To assist the Office Manager and Office Manager Assistant in recording agreements regarding payments of services, invoicing and ensuring payment is received regarding the RPR, IMHA, IMCA or any other project CADMHAS might obtain in the future.

12. To assist the Office Manager and Office Manager Assistant in booking training requirements identified either by Senior Advocates or the Directors.

13. In the absence of the Office Manager and Office Manager Assistant, organise payment of day-to-day invoices and record such payments on QuickBooks.

14. In the absence of the Office Manager and Office Manager Assistant, liaise with the accountant when required regarding collation of information for payment of salaries i.e. travel expenses, and ensure salaries are paid on time.

15. Assisting with the collation of organisations statistics.

16. Provide general admin and duty support.

17. Any other duties commensurate with the post.

The duties outlined above serve as a guide to the major responsibilities of the post. They may need to be reviewed during the lifetime of the post. Any changes will be in consultation with the post holder.

This post will be office based, working from our office on St. Asaph Business Park.

Apprenticeship: Continuation of employment requires the post holder to either already hold, or to have achieved within 24 months, the Level 2 Business Administration NVQ, with a view to progressing to a Level 3 in the future. The post holder will be expected to attend such training events identified as being of value to their role and personal development, either by the Office Manager or the Directors, or themselves through supervision and appraisal.

Person Specification:

The following are considered essential.

Welsh speaking

A positive, non-judgmental attitude to, and empathy with, people with mental health problems.

An understanding of the importance of confidentiality.

Minimum 12 months experience of working in a similar role.

Ability to be flexible, work on own initiative and in conjunction with others.

Excellent organising skills

Excellent telephone skills.

Excellent communication skills written and verbal.

Excellent IT skills in word, excel and database packages.

The following are considered desirable, but not essential.

Level 2 Certificate in Business Administration

Experience in the voluntary sector

Experience of shorthand

AAT level 2 certificate in bookkeeping

Applications:

A CV will not be accepted.

Applications forms will need to be requested from the CADMHAS office by emailing the admin team, at admin@cadmhas.co.uk.

Closing date

for applications is

Friday 28th November 2025.

Interviews

will be held at our office on

Friday 5th December 2025

: 94 Bowen Court, St Asaph Business Pak, LL17 0JE.

Please email completed applications to admin@cadmhas.co.uk.

_________________________________________________________________________________________

Prentis Gweinyddwr Swyddfa

(Prentisiaeth Gweinyddu Busnes Lefel 2)

Yn gyfrifol i:

Rheolwr Swyddfa.

Gweithio gyda:

Rheolwr Swyddfa, Rheolwr Swyddfa Cynorthwyol, Cyfarwyddwr, Dirprwy Gyfarwyddwr, Uwch Eiriolwyr, Eiriolwr Dyletswydd, a/neu unrhyw aelod arall o dim CADMHAS yn ol yr angen.

Lleoliad:

Lleoliad swyddfa - 94 Bowen Court, Parc Busnes Llanelwy.

Amcanion y swydd:

Cefnogi'r Rheolwr Swyddfa a'r Rheolwr Swyddfa Cynorthwyol i sicrhau bod agweddau gweinyddol CADMHAS yn rhedeg yn esmwyth.

Taliad:

Y cyflog cychwynnol ar gyfer y swydd yw 23,492, gan gynyddu i 24,492 ar ol cwblhau'r Diploma Lefel 2 mewn Gweinyddu Busnes. Telir cyflogau bob mis.

Bydd CADMHAS yn cyfrannu cyfwerth a 3% o'r cyflog gwirioneddol tuag at gynllun pensiwn y cwmni ar ol cwblhau'r cyfnod sefydlu.

Mynediad i Raglen Cymorth Personol Llesiant 360 a phecyn buddion ar ol 12 mis o gyflogaeth.

Oriau:

Mae'r wythnos waith yn 37 awr - heb gynnwys egwyl ginio, i'w gweithio dros 5 diwrnod.

Mae hawl gwyliau yn 37 diwrnod y flwyddyn - gan gynnwys Gwyliau Banc.

Nid yw goramser yn iawndaladwy ond gellir cymryd amser i ffwrdd yn lle hynny ar amser sy'n gyfleus i'r ddwy ochr.

Contract:

Yn amodol ar gyfnod prawf boddhaol o 3 mis yn dechrau o'r diwrnod cyntaf o gyflogaeth.

Rhaid cael trwydded yrru lawn ac yswiriant defnydd busnes ar gyfer unrhyw deithio sy'n gysylltiedig a gwaith.

Dyddiad cau:

Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau yw dydd Gwener 28 Tachwedd 2025.

Mae CADMHAS wedi ymrwymo i Gyfle Cyfartal.

PRENTIS GWEINYDDWR SWYDDFA

Prif ddyletswyddau:

_

Wynebu'r Cleient

_

1. Ateb ymholiadau dros y ffon a gweithredu'n briodol.

2. I ddelio ag e-byst sy'n dod i mewn, atgyfeiriadau, ac unrhyw fath arall o gyfathrebu gan gleientiaid a gweithwyr proffesiynol.

3. Nodwch wybodaeth yn ol yr angen a'i throsglwyddo i'r person perthnasol, yn ol yr angen..

4. Gweinyddu'r Bwrdd Negeseuon, ar y cyd a'r tim Eiriolaeth ar Ddyletswydd i sicrhau bod atgyfeiriadau a negeseuon cleientiaid yn cael eu derbyn a'u dyrannu i eiriolwr priodol.

5. Codi negeseuon llais y pencadlys a gweithredu'n briodol.

6. Mewnbynnu atgyfeiriadau i gronfa ddata'r cwmni.

Swyddfa Gefn

7. Gwybodaeth a dogfennaeth ffeilio.

8. Rhwygo nodiadau cyfrinachol.

9. Cynorthwyo'r Rheolwr Swyddfa a'r Rheolwr Swyddfa Cynorthwyol i fonitro hunangyflogaeth a lleoli staff yn ol yr angen, yn unol a pholisi CADMHAS.

10. Cynorthwyo'r Rheolwr Swyddfa a'r Rheolwr Swyddfa Cynorthwyol i gadw cofnod o Wyliau Blynyddol Staff, TOIL, Diwrnodau Astudio ac Absenoldebau Salwch.

11. Cynorthwyo'r Rheolwr Swyddfa a'r Rheolwr Swyddfa Cynorthwyol i gofnodi cytundebau ynghylch taliadau gwasanaeth, anfonebu a sicrhau bod taliad yn cael ei dderbyn ynghylch yr RPR, EIMA, EGMA, neu unrhyw brosiect arall a allai fod gan CADMHAS yn y dyfodol.

12. Cynorthwyo'r Rheolwr Swyddfa a'r Rheolwr Swyddfa Cynorthwyol i archebu gofynion hyfforddi a nodwyd gan naill ai Uwch Eiriolwyr neu'r Cyfarwyddwyr.

13. Yn absenoldeb y Rheolwr Swyddfa a'r Rheolwr Swyddfa Cynorthwyol, trefnu taliad anfonebau dyddiol a chofnodi taliadau o'r fath ar QuickBooks.

14. Yn absenoldeb y Rheolwr Swyddfa a Chynorthwyydd y Rheolwr Swyddfa, cysylltu a'r cyfrifydd pan fo angen ynghylch casglu gwybodaeth ar gyfer talu cyflogau h.y. treuliau teithio, a sicrhau bod cyflogau'n cael eu talu ar amser.

15. Cynorthwyo gyda chasglu ystadegau sefydliadol.

16. Darparu cefnogaeth weinyddol a dyletswyddau cyffredinol.

17. Unrhyw ddyletswyddau eraill sy'n gymesur a'r swydd.

Mae'r dyletswyddau a amlinellir uchod yn ganllaw i brif gyfrifoldebau'r swydd. Efallai y bydd angen eu hadolygu yn ystod oes y swydd. Bydd unrhyw newidiadau mewn ymgynghoriad a deiliad y swydd.

Bydd y swydd hon wedi'i lleoli yn y swyddfa, gan weithio o'n swyddfa ym Mharc Busnes Llanelwy.

Prentisiaeth:

Mae parhau a chyflogaeth yn ei gwneud yn ofynnol i ddeiliad y swydd naill ai feddu ar NVQ Lefel 2 mewn Gweinyddu Busnes, neu fod wedi'i gyflawni o fewn 24 mis, gyda'r bwriad o symud ymlaen i Lefel 3 yn y dyfodol. Disgwylir i ddeiliad y swydd fynychu digwyddiadau hyfforddi a nodwyd fel rhai o werth i'w rol a'u datblygiad personol, naill ai gan y Rheolwr Swyddfa neu'r Cyfarwyddwyr, neu eu hunain trwy oruchwyliaeth ac arfarniad.

Manyleb Person:

Ystyrir bod y canlynol yn hanfodol.

Siaradwr Cymraeg

Agwedd gadarnhaol, ddi-farn tuag at, ac empathi a, phobl a phroblemau iechyd meddwl.

Dealltwriaeth o bwysigrwydd cyfrinachedd.

leiaf 12 mis o brofiad o weithio mewn rol debyg.

Y gallu i fod yn hyblyg, gweithio ar eich pen eich hun ac mewn cydweithrediad ag eraill.

Sgiliau trefnu rhagorol

Sgiliau ffon rhagorol.

Sgiliau cyfathrebu ysgrifenedig a llafar rhagorol.

Sgiliau TG rhagorol mewn Word, Excel a phecynnau cronfeydd data.

Ystyrir bod y canlynol yn ddymunol, ond nid yn hanfodol.

Tystysgrif Lefel 2 mewn Gweinyddu Busnes

Profiad yn y sector gwirfoddol

Profiad ysgrifennu byr

Tystysgrif AAT lefel 2 mewn cadw cyfrifon

Cymwysiadau:

Ni dderbynnir CVs.

Bydd angen gofyn am ffurflenni cais gan swyddfa CADMHAS drwy e-bostio'r tim gweinyddu yn admin@cadmhas.co.uk.

Y dyddiad cau ar gyfer ceisiadau yw

dydd Gwener 28 Tachwedd 2025

.

Cynhelir cyfweliadau yn ein swyddfa

ddydd Gwener 5 Rhagfyr 2025

: 94 Bowen Court, Parc Busnes Llanelwy, LL17 0JE.

Anfonwch geisiadau wedi'u cwblhau drwy e-bost at admin@cadmhas.co.uk.

Job Types: Full-time, Permanent, Apprenticeship

Pay: 23,492.00-24,492.00 per year

Benefits:

Bereavement leave Company pension Cycle to work scheme Free parking Health & wellbeing programme On-site parking Sick pay
Experience:

Administrative: 1 year (preferred)
Language:

Welsh (required)
Licence/Certification:

Driving Licence (required)
Work Location: In person