Job Description

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Job Title: Office coordinator
Office coordinator
Permanent - Full Time
Job Closing Date: TBC
THE ROLE
Job Purpose
Le/La Coordinateurxc2xb7trice des Services Gxc3xa9nxc3xa9raux veille au bon fonctionnement du bureau en France, en garantissant un environnement de travail fluide, sxc3xbbr et agrxc3xa9able pour l'ensemble des collaborateurs. Il/elle assure la coordination des services administratifs avec un fort sens du service, en anticipant les besoins des xc3xa9quipes, en facilitant leur quotidien et en veillant xc3xa0 la qualitxc3xa9, xc3xa0 la rxc3xa9activitxc3xa9 et xc3xa0 la continuitxc3xa9 des services apportxc3xa9s.
Le/La coordinateur/trice des Services Gxc3xa9nxc3xa9raux est xc3xa9galement l'Assistant/e Personnel/lle du Directeur Gxc3xa9nxc3xa9ral.
Key Responsibilities and Accountabilities
Voici la liste non exhaustive des missions :
- Agir comme premier point de contact pour tous les externes et les membres de l'xc3xa9quipe BBC Studios, en assurant un accueil professionnel et chaleureux.
- S'assurer que les colis sont collectxc3xa9s par les membres du personnel et organiser les coursiers si nxc3xa9cessaire.
- Crxc3xa9er les bons de commande relatifs aux achats gxc3xa9nxc3xa9raux et du bureau dans SAP et en assurer le suivi.
-Suivre, commander et distribuer les fournitures de bureau et autres consommables en fonction des besoins des xc3xa9quipes, en veillant xc3xa0 une gestion optimisxc3xa9e des stocks.
- Gxc3xa9rer les contrats et les interventions lixc3xa9s aux installations et aux services gxc3xa9nxc3xa9raux.
- Organiser l'entretien du bureau et traiter tout problxc3xa8me lixc3xa9 au bureau auquel le personnel est confrontxc3xa9, le cas xc3xa9chxc3xa9ant.
- Veiller au bon ordre et xc3xa0 l'organisation des espaces communs et de faire respecter les rxc3xa8gles d'usage par tous ;
- Aider les membres permanents du personnel de BBC France et les visiteurs des autres bureaux de la BBC xc3xa0 rxc3xa9server leur voyage et leur hxc3xa9bergement.
- Crxc3xa9er et suivre les badges d'accxc3xa8s pour tous les membres du personnel, y compris les intermittents.
- Rxc3xa9pondre aux demandes de l'xc3xa9quipe de dxc3xa9veloppement durable de BBC Studios et produire les rapports demandxc3xa9s.
- Assurer le rxc3xb4le d'Assistant/e personnel/lle du Directeur Gxc3xa9nxc3xa9ral et de l'xc3xa9quipe de Production : gxc3xa9rer les agendas et organiser les rxc3xa9unions internes et externes.
Knowledge, Skills, Training & Experience
Compxc3xa9tences & connaissances

• Excellentes compxc3xa9tences en matixc3xa8re d'administration et d'organisation, avec un niveau xc3xa9levxc3xa9 de rigueur et d'attention aux dxc3xa9tails ;
• Anglais et franxc3xa7ais courants (xc3xa9crit et parlxc3xa9) ;
• A l'aise avec excel / technologie.

Qualitxc3xa9s
Solide esprit d'xc3xa9quipe et approche collaborative
Diplomatie et aisance dans les relations avec des parties prenantes de tous niveaux, internes comme externes.
Proactivitxc3xa9 dans la recherche d'informations, avec une capacitxc3xa9 xc3xa0 anticiper les besoins et xc3xa0 proposer des solutions adaptxc3xa9es.
Fort sens du service : disponibilitxc3xa9, rxc3xa9activitxc3xa9 et engagement xc3xa0 rxc3xa9pondre efficacement aux besoins des collaborateurs
Discrxc3xa9tion, fiabilitxc3xa9 et professionnalisme dans toutes les situations, notamment dans la gestion d'informations sensibles ou personnelles.
Capacitxc3xa9 xc3xa0 prioriser, gxc3xa9rer les urgences et assurer plusieurs txc3xa2ches simultanxc3xa9ment avec rigueur.
Expxc3xa9rience professionnelle
- Expxc3xa9rience administrative
- Expxc3xa9rience avxc3xa9rxc3xa9e du service xc3xa0 la clientxc3xa8le et capacitxc3xa9 xc3xa0 traiter avec les parties prenantes xc3xa0 tous les niveaux ;
- Une comprxc3xa9hension de l'industrie des mxc3xa9dias.
Job Impact
Ces txc3xa2ches xc3xa9volueront en fonction des besoins/exigences de l'entreprise et il peut y avoir des projets spxc3xa9ciaux supplxc3xa9mentaires/txc3xa2ches ad hoc. Une approche flexible mais rigoureuse, diplomatique et pragmatique du travail est donc requise.
DISCLAIMER
This job description is a written statement of the essential characteristics of the job, with its principal accountabilities, incorporating a note of the skills, knowledge and experience required for a satisfactory level of performance. This is not intended to be a complete, detailed account of all aspects of the duties involved.
WHY JOIN US
Office coordinator
Permanent - Full Time
Job Closing Date: TBC
THE ROLE
:
Job Purpose
Le/La Coordinateurxc2xb7trice des Services Gxc3xa9nxc3xa9raux veille au bon fonctionnement du bureau en France, en garantissant un environnement de travail fluide, sxc3xbbr et agrxc3xa9able pour l'ensemble des collaborateurs. Il/elle assure la coordination des services administratifs avec un fort sens du service, en anticipant les besoins des xc3xa9quipes, en facilitant leur quotidien et en veillant xc3xa0 la qualitxc3xa9, xc3xa0 la rxc3xa9activitxc3xa9 et xc3xa0 la continuitxc3xa9 des services apportxc3xa9s.
Le/La coordinateur/trice des Services Gxc3xa9nxc3xa9raux est xc3xa9galement l'Assistant/e Personnel/lle du Directeur Gxc3xa9nxc3xa9ral.
Key Responsibilities and Accountabilities
Voici la liste non exhaustive des missions :
- Agir comme premier point de contact pour tous les externes et les membres de l'xc3xa9quipe BBC Studios, en assurant un accueil professionnel et chaleureux.
- S'assurer que les colis sont collectxc3xa9s par les membres du personnel et organiser les coursiers si nxc3xa9cessaire.
- Crxc3xa9er les bons de commande relatifs aux achats gxc3xa9nxc3xa9raux et du bureau dans SAP et en assurer le suivi.
-Suivre, commander et distribuer les fournitures de bureau et autres consommables en fonction des besoins des xc3xa9quipes, en veillant xc3xa0 une gestion optimisxc3xa9e des stocks.
- Gxc3xa9rer les contrats et les interventions lixc3xa9s aux installations et aux services gxc3xa9nxc3xa9raux.
- Organiser l'entretien du bureau et traiter tout problxc3xa8me lixc3xa9 au bureau auquel le personnel est confrontxc3xa9, le cas xc3xa9chxc3xa9ant.
- Veiller au bon ordre et xc3xa0 l'organisation des espaces communs et de faire respecter les rxc3xa8gles d'usage par tous ;
- Aider les membres permanents du personnel de BBC France et les visiteurs des autres bureaux de la BBC xc3xa0 rxc3xa9server leur voyage et leur hxc3xa9bergement.
- Crxc3xa9er et suivre les badges d'accxc3xa8s pour tous les membres du personnel, y compris les intermittents.
- Rxc3xa9pondre aux demandes de l'xc3xa9quipe de dxc3xa9veloppement durable de BBC Studios et produire les rapports demandxc3xa9s.
- Assurer le rxc3xb4le d'Assistant/e personnel/lle du Directeur Gxc3xa9nxc3xa9ral et de l'xc3xa9quipe de Production : gxc3xa9rer les agendas et organiser les rxc3xa9unions internes et externes.
Knowledge, Skills, Training & Experience
Compxc3xa9tences & connaissances

• Excellentes compxc3xa9tences en matixc3xa8re d'administration et d'organisation, avec un niveau xc3xa9levxc3xa9 de rigueur et d'attention aux dxc3xa9tails ;
• Anglais et franxc3xa7ais courants (xc3xa9crit et parlxc3xa9) ;
• A l'aise avec excel / technologie.

Qualitxc3xa9s
Solide esprit d'xc3xa9quipe et approche collaborative
Diplomatie et aisance dans les relations avec des parties prenantes de tous niveaux, internes comme externes.
Proactivitxc3xa9 dans la recherche d'informations, avec une capacitxc3xa9 xc3xa0 anticiper les besoins et xc3xa0 proposer des solutions adaptxc3xa9es.
Fort sens du service : disponibilitxc3xa9, rxc3xa9activitxc3xa9 et engagement xc3xa0 rxc3xa9pondre efficacement aux besoins des collaborateurs
Discrxc3xa9tion, fiabilitxc3xa9 et professionnalisme dans toutes les situations, notamment dans la gestion d'informations sensibles ou personnelles.
Capacitxc3xa9 xc3xa0 prioriser, gxc3xa9rer les urgences et assurer plusieurs txc3xa2ches simultanxc3xa9ment avec rigueur.
Expxc3xa9rience professionnelle
- Expxc3xa9rience administrative
- Expxc3xa9rience avxc3xa9rxc3xa9e du service xc3xa0 la clientxc3xa8le et capacitxc3xa9 xc3xa0 traiter avec les parties prenantes xc3xa0 tous les niveaux ;
- Une comprxc3xa9hension de l'industrie des mxc3xa9dias.
Job Impact
Ces txc3xa2ches xc3xa9volueront en fonction des besoins/exigences de l'entreprise et il peut y avoir des projets spxc3xa9ciaux supplxc3xa9mentaires/txc3xa2ches ad hoc. Une approche flexible mais rigoureuse, diplomatique et pragmatique du travail est donc requise.
DISCLAIMER
This job description is a written statement of the essential characteristics of the job, with its principal accountabilities, incorporating a note of the skills, knowledge and experience required for a satisfactory level of performance. This is not intended to be a complete, detailed account of all aspects of the duties involved.
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BBC Group and Public Services, Broadcasting House, Portland Place, London, United Kingdom, W1A 1AA. BBC Studios Distribution Limited, company no: 01420028, registered address: 1 Television Centre, 101 Wood Lane, London, United Kingdom W12 7FA.
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