Job Description

Please note: this is a 15 month fixed-term contract or internal secondment opportunity

Equal Opportunities

At Transport for Wales we value diversity. It makes us stronger, helps us understand our customers better, make better decisions and be more innovative. Everyone's different and has their own perspective so we're building a diverse team that mirrors the communities we serve. Through this we're determined to be one of Wales' leading inclusive employers. We're creating an inclusive transport network that everyone in Wales can be proud of.

Who we are

At Transport for Wales, we're on a mission to transform transport in Wales and make it fit for the future, whether that's rail, bus, walking or cycling. We want to inspire a nation to change the way it travels, so that we all travel more sustainably and help to combat the climate emergency we're all facing.

We're an open and inclusive place to work, where everyone is welcome and our people are supported to reach their full potential. We want to create an environment where our people can grow and succeed. This is key to enabling us to deliver on the promises we've made to the people of Wales to build a sustainable transport network that meets their needs.

Role responsibilities

As the Operational Planning and Allocation Assistant, you will provide administrative and logistical support the performance and planning project manager. Supporting the planning and implementation of all relevant projects.

Responsibilities will include but not be limited to:

Providing day-to-day administrative support to the Operational Planning Project team. Act as first 'point of contact' for any enquiries, requests, or opportunities. Managing room bookings / stationery orders / department mailboxes. Produce / distribute departmental paperwork. Ensure that procedural timescales are always adhered to. Financial reconciliation activities, including purchase orders, requisitions, and invoice validation. Produce and manage project support materials such as action trackers, risk registers, meeting minutes / notes, and briefing documents Maintain a robust and accurate filing system (both electronic and physical) to manage archive and reference material Maintain a positive working relationship with key stakeholders (internal and external), always representing the interests of Transport for Wales in a positive and professional manner A good knowledge of network geography and experience of the transport sector are preferable

Who we're looking for

Excellent communications skills, both verbal and written. Excellent interpersonal skills. Excellent analytical and problem-solving skills. Experience in writing professional material, with appropriate language and presentation. Attention to detail and organisation skills. Ability to work on multiple tasks and prioritise workload appropriately. Experience in creating plans and tracking through to completion

Welsh Language Skills

The ability to speak/write Welsh would make a great addition to your application, but it is not essential for this role.

Transport for Wales supports and promotes the use of the Welsh Language by employees and will encourage them to develop, improve and maintain their Welsh Language skills. We fully support our people who want to improve their Welsh language skills, and personal development for Welsh Language skills are offered in a variety of ways such as online learning, classroom courses and funding attendance at local community courses.

Next steps

Does this role sound like the opportunity you are looking for? Do you want to find out more? See attached for further details.

TFW is a Disability Confident employer. We are happy to discuss any reasonable adjustments you may need in the recruitment process or as part of the role if you are successful.

This advert will close at midnight on the day of the application closing date stated above. We do encourage you to submit your application as early as possible. Please note, we reserve the right to close this vacancy early if we receive sufficient applications.

Sylwch: contract cyfnod penodol am 15 mis yw hwn

Cyfle Cyfartal

Mae Trafnidiaeth Cymru yn gwerthfawrogi amrywiaeth. Mae'n ein gwneud yn gryfach, ac yn ein helpu i ddeall ein cwsmeriaid yn well, i wneud penderfyniadau gwell ac i fod yn fwy arloesol. Mae pawb yn wahanol ac mae gan bawb ei safbwynt ei hun, felly rydyn ni'n creu tim amrywiol sy'n adlewyrchu'r cymunedau rydyn ni'n eu gwasanaethu. Drwy wneud hyn, rydyn ni'n benderfynol o fod yn un o gyflogwyr mwyaf cynhwysol Cymru. Rydyn ni'n creu rhwydwaith trafnidiaeth cynhwysol y gall pawb yng Nghymru fod yn falch ohono.

Pwy ydyn ni

Ein cenhadaeth yn Trafnidiaeth Cymru yw trawsnewid trafnidiaeth yng Nghymru a'i gwneud yn addas ar gyfer y dyfodol, boed hynny'n rheilffyrdd, bysiau, cerdded neu feicio. Rydyn ni eisiau ysbrydoli'r wlad i newid y ffordd y mae'n teithio, fel ein bod i gyd yn teithio'n fwy cynaliadwy ac yn helpu i fynd i'r afael a'r argyfwng hinsawdd sy'n ein hwynebu.

Rydyn ni'n weithle agored a chynhwysol, lle mae croeso i bawb a lle caiff ein pobl eu cefnogi i gyflawni eu llawn botensial. Rydyn ni eisiau creu awyrgylch sy'n galluogi ein pobl i ddatblygu a llwyddo. Mae hyn yn allweddol i'n galluogi i wireddu'r addewidion rydyn ni wedi'u gwneud i bobl Cymru, sef adeiladu rhwydwaith trafnidiaeth gynaliadwy sy'n diwallu eu hanghenion.

Cyfrifoldebau'r swydd

Fel Cynorthwyydd Cynllunio Gweithredol a Dyrannu, byddwch yn darparu cymorth gweinyddol a logistaidd i'r rheolwr prosiectau cynllunio a pherfformiad. Byddwch hefyd yn cefnogi'r gwaith o gynllunio a gweithredu'r holl brosiectau perthnasol.

Bydd cyfrifoldebau'r swydd yn cynnwys y canlynol, ymhlith pethau eraill:

Darparu cymorth gweinyddol i dim y Prosiect Cynllunio Gweithredol o ddydd i ddydd. Bod yn brif gyswllt ar gyfer unrhyw ymholiadau, ceisiadau, neu gyfleoedd. Rheoli'r gwaith o archebu ystafelloedd / archebu nwyddau swyddfa / blychau post yr adran. Cynhyrchu / dosbarthu gwaith papur yr adran. Sicrhau y glynir wrth amserlenni gweithdrefnau bob amser. Ymgymryd a gweithgareddau cysoni ariannol, gan gynnwys archebion prynu, atafaeliadau, a dilysu anfonebau. Cynhyrchu a rheoli deunyddiau cefnogi prosiect megis olrhain camau, cofrestrau risgiau, cofnodion / nodiadau cyfarfodydd, a dogfennau briffio Cynnal system ffeilio gadarn a chywir (copi electronig a chopi caled) er mwyn rheoli'r archif a deunyddiau cyfeirio Cynnal perthynas waith gadarnhaol gyda rhanddeiliaid allweddol (mewnol ac allanol), gan gynrychioli buddiannau Trafnidiaeth Cymru mewn modd positif a phroffesiynol Gwybodaeth dda am ddaearyddiaeth rhwydweithiau a phrofiad o'r sector trafnidiaeth yn ddymunol

Am beth rydyn ni'n chwilio

Sgiliau cyfathrebu gwych, ar lafar ac yn ysgrifenedig. Sgiliau rhyngbersonol ardderchog. Sgiliau ardderchog o ran dadansoddi a datrys problemau. Profiad o ysgrifennu deunydd proffesiynol, ei gyflwyno'n briodol a defnyddio iaith briodol. Sgiliau trefnu a sylw i fanylion. Gallu gweithio ar nifer o dasgau a blaenoriaethu llwyth gwaith yn briodol. Profiad o greu cynlluniau a'u holrhain nes iddynt gael eu cwblhau

Sgiliau Cymraeg

Byddai'r gallu i siarad/ysgrifennu yn y Gymraeg yn ychwanegiad gwych at eich cais, ond nid yw'n hanfodol ar gyfer y swydd hon.

Mae Trafnidiaeth Cymru yn hyrwyddo ac yn cefnogi gweithwyr i ddefnyddio'r Gymraeg, a bydd yn eu hannog i gynnal, i ddatblygu ac i loywi eu sgiliau Cymraeg. Rydyn ni'n rhoi cefnogaeth lawn i'n staff sydd eisiau gwella eu sgiliau Cymraeg, ac mae datblygiad personol ar gyfer sgiliau Cymraeg yn cael ei gynnig mewn amrywiaeth o ffyrdd, fel dysgu ar-lein, cyrsiau mewn ystafell ddosbarth, a chyllid i fynd i gyrsiau cymunedol lleol.

Y camau nesaf

Ai'r swydd hon yw'r cyfle rydych chi'n chwilio amdano? Hoffech chi ragor o wybodaeth? Trowch at y Disgrifiad Swydd sydd wedi'i atodi i gael rhagor o fanylion.

Mae Trafnidiaeth Cymru yn gyflogwr Hyderus o ran Anabledd. Rydyn ni'n fodlon trafod unrhyw addasiadau rhesymol y gallai fod eu hangen arnoch yn y broses recriwtio neu fel rhan o'r swydd os byddwch chi'n llwyddiannus.

Bydd yr hysbyseb hon yn cau am hanner nos ar y diwrnod cau a nodir uchod. Rydyn ni'n eich annog i gyflwyno eich cais cyn gynted a phosibl. Cofiwch ein bod yn cadw'r hawl i gau'r swydd wag hon yn gynnar os bydd digon o geisiadau wedi dod i law.

Job Types: Full-time, Permanent

Benefits:

Company pension Cycle to work scheme Free flu jabs Free or subsidised travel Health & wellbeing programme Private medical insurance Sick pay
Work Location: In person